Giriş: Osmanlı Devleti’nde Arşiv ve Arşiveiliğin Tarihsel Süreci
XIX. yüzyılın ilk yansında toplumun umumi ya da milli[1] kütüphaneler aracılığıyla üretilen bilgiye erişiminin yanı sıra devletin de kendi ürettiği bilgiye erişimi konusu gündeme gelmiştir. Bilindiği gibi devlet kurumları içerisinde bilgiyi sadece eğitim-öğretim kurumları üretmemekte, birçok kurum içerisinde de farklı özellik ve içerikte yazışmalar yapılmaktadır. Bu yazışmalar yönetimin temel görevlerinden biri olup, etkinliklerini yürütürken ve yasal yükümlülüklerini yerine getirirken ürettiği, aldığı her türlü dokümanı ifade etmektedir. Osmanlı Devleti’nin çeşitli amaçlar üzere ürettiği belgeler özellikle XVI. yüzyıldan itibaren düzenli olarak saklanmaya ve korunmaya başlamıştır. Ancak bu belgelerin düzenlenmesi, korunması, sınıflandırılması ve gerektiğinde kullanılması için kolaylık sağlayacak bir sistem geliştirilmemiştir. Bu döneme ait belgeler genellikle defter halindedir. Bu durum da dönemin devlet bürokrasisi sonucunda üretilen belgelerin defter esaslı bir arşivleme yönteminin de kullanıldığını ortaya koymaktadır[2]. Bu dönemden itibaren belgeler/defterler devletin hâzinesi olan Hazine-i Amire'de toplanmış ve süreç içerisinde çeşitli mekanlara nakledilmiştir.
Osmanlı Devleti’nin merkez teşkilatında arşiv malzemesinin korunması devlet sırlarının saklanması, çahnmaması, kayıtların değiştirilmemesi (sahtecilik ve tahrifat), bürokratik işlemlerin izlenmesi, kaide-i kadime üzerine hareket edilmesi gibi konularda ciddi önlemler alınmıştır. Osmanlı Devleti’nin Divan-ı Hümayun, Bab-ı Asafi, gibi merkez kuruluşlarının arşiv malzemeleri, Topkapı Sarayı, At Meydanı’ndaki bazı mahzenlerde saklanmıştır. XVIII. yüzyılın ortalarına kadar büyük bir itina ve düzen içerisinde saklanarak korunan arşiv belgeleri (malzemeleri) umursamazlık ve ilgisizlik nedeniyle büyük hasarlar görmüştür. Bakımsızlık, su baskınları, yangınlar, nakiller, yetersiz depolar gibi nedenler ile birçok arşiv malzemesi günümüze ulaşamamıştır. Bu malzemelerin yok olmasına neden olan bir başka ilginç olay da belgelerin seferlere gidildiğinde ordu ile birlikte götürülmesidir. Devlet işlerinin aksamaması ve işlemlerin yürütülmesi için bir kısım önemli siciller ve kayıtlar birlikte götürülmekteydi. XVII. yüzyılın sonlarından itibaren alman askeri yenilgiler, bu tür belgelerin ve defterlerin savaş meydanlarında kalmasına neden olmuştur[3].
Osmanlı Devleti’nin tüm bu davranış ve uygulamalarından da anlaşılacağı üzere, arşiv fikrinin varlığı bir gerçektir. Bunu günümüze kadar ulaşan belgelerin düzenlenmesinden ve derkenar uygulamasından anlamaktayız.
Modern Arşivcilik konusunda ilk önemli girişimler 1845’te başlatılmıştır. 1846 yılında ilan edilen bir irade ile de Defterhane ve Bab-ı Ali civarında bulunan çeşitli depolarda bulunan devletin önemli işlerine ait belgelerin, olumsuz koşullar nedeniyle zarar görmeleri ve aranıldığında bulunamamaları nedeniyle Avrupa’daki benzerlerine uygun olarak ve içerisine içişleri (evrak-ı dahiliye), bakanlar kurulu (evrak-ı umur-ı divaniye) ve dışişleri (evrak-ı hariciye) ile ilgili belgelerin ve tarih, coğrafya kitapları ve haritaların de konulacağı, Bab-ı Ali dahilinde büyük ve kullanışlı, kütüphane şeklinde bir binanın yaptırılmasına Meclis-i Vala-yı Ahkanı-ı Adliye mühürlü belgeyle karar verilmiştir[4]. Aslında bu bina; dermesi, mimarisi ve düzeni ile ilgili özellikleriyle Hazine-i Evrak arşivinden çok bir araştırma kütüphanesi özelliği kazanmış olmaktadır.
Hazine-i Evrak binasının kurulması çalışmaları sürerken üretilen belgelerin hangi yöntem ve teknik ile sınıflanacağı planlanmıştır. Bu çalışmalara da 1849 yılında başlanmış ve Meclis-i Muvakkat tarafından bir nizamname yayınlanmıştır. Bu nizamnamede “devletin kuvvei hafızası” olarak nitelendirilen arşivde, sınıflama, düzenleme ve saklama konusunda ciddi planlamalar yapılmıştır. Bu dönemde dünyada benzerlerinde olduğu gibi Hazine-i Evrak’ın da başta tarih olmak üzere diğer bilimsel çalışmalara da açık olması düşünülmemiş, yalnızca devlet kuruluş ve görevlilerinin devletin karşılaştığı ve/veya ileride karşılaşacağı sorunların çözümünde bir danışma ve bilgi merkezi olarak düşünüldüğü görülmektedir. Bu nedenle Hazine-i Evrak’ta saklanması planlanan belgeler üç ana kısma ayrılmıştır. İlk kısımda, belgelerin düzenli olarak tutulmaya başladığından 1849 yılma kadar olan hatt-ı hümayun ve iradeler ikinci kısımda Abdülmecit’in tahta çıkışından (1839) 1849 yılına kadar olan hatt-ı hümayun ve iradeler konularına göre sınıflandırılmıştır. Üçüncü kısımda ise; 1848 yılı başından itibaren Bab-ı Ali kalemlerinde üretilen belgelerin sınıflandırılarak depolara konulması kararlaştırılmıştır[5]. Bu belgeler arasında; Tanzimat Fermanına ve Tanzimat dönemi, nüfus sayımı, askeri düzenlemeler, Mısır, Tepedelenli Ali Paşa ve Vehhabi ayaklanmaları, Darphanei Amire, Tersane-i Mamure, Tophane-i Amire ve Baruthane-i Amire gibi kurumlar, Rusya, Avusturya, İngiltere, Fransa, Sardunya, İspanya, Amerika, İsveç, Hollanda, Belçika, Danimarka, Prusya, Sicilya, Yunanistan ve Toskana gibi devletler ile yapılan yazışmalar ile ilgili birçok belge ve defter yer almaktadır[6].
Osmanlı Devleti’nde arşiv ve Arşivcilik çalışmalarının gelişimi yalnızca Hazine-i Evrak ile sınırlı değildir. Özellikle Tanzimat Fermanı’ndan sonra Osmanlı Devleti’nin idari teşkilatında önemli değişimler ve atılımla! gözlemlenmektedir. Bunlardan en önemlisi büyük idari kurumlarııl ve makamların oluşturulmasıdır. Bilindiği gibi 1826’dan itibaren devletin karar merci olarak işlevini sürdüren Divan ı Hümayun yerine nezaretler kurulmuş, bununla birlikte merkez teşkilatının yanı sıra taşra teşkilatlan da yeniden düzenlenmiştir. İlk kurulan nezaret olan Evkaf-ı Hümayun Nezareti, tüm sınırlar içerisindeki vakıf işlerini tek bir çatı altında toplanmıştır. Ancak bu işlemler esnasında tutulan kayıtların ve yapılan yazışmaların oldukça sağlıksız ve verimsiz bir biçimde olduğu anlaşılmış, bu nedenle de devlet büyük gelir kayıplarına uğramıştır. Bu bağlamda, nezaret bünyesinde bir arşiv oluşturulması kararlaştırılmıştır. Bu öncü girişim ile hemen hemen tüm bakanlıklar kendi bünyelerinde ve/veya farklı binalarda, kendi işlemlerine ait belgelerin yer aldığı arşivler kurmuşlardır. Nezaretlerin yanı sıra Batı kültürü ile yakından ilgili olan bir diğer kurum da belediyeler yani şehremanetleridir. İlk olarak Kırım Savaşı sırasında 1854’te İstanbul için oluşturulan ve “İstanbul Şehremaneti”[7] olarak bilinen bu sistem daha sonraları diğer merkez ve taşra vilayetlerine de 1864’te çıkarılan Vilayet Nizamnamesi ile uygulanmıştır[8]. 1854 yılma kadar çeşitli yönetim birimlerindeki belediye hizmetleri İhtisab Nezareti, Zabtiyye Nezareti, Zahire Nezareti ve Ebniyye Nezarederi tarafından yerine getirilmiş ve tüm bu kurumlar kendi günlük işlemleri sonucunda çeşidi belgeler üretmişlerdir. Belediyelerin bu nezarederden bağımsız ve kendi alt birimleri (daireler) ile işlemlerini sürdürmeye başlamasından itibaren belge üretimi de artış göstermiştir. Bu belgeler zamanla çoğalmış; işlemlerin takip edilmesi, hukuksal konularda kanıt olarak kullanılabilmesi ve bürokratik işlerin kontrol altına alınabilmesi için arşiv odaları veya depolarına gereksinim duyulmuştur. Ancak hem bütçe eksikliği hem de belgelerin düzenlenmesi ile ilgili olarak gösterilen ilgisiz davranışlar sonucunda birçok aksaklık ve belge kaybı yaşanmıştır.
İstanbul Şehremaneti de bu konuda ilk örnek olması açısından ele alınması gereken bir kurum olmaktadır. İşte 1914 yılında hazırlanmış olan ve çalışmanın temelini oluşturan Rapor, İstanbul Şehremaneti’nin kurum arşivi olarak tasnif ve imha çalışmalarından bahsetmektedir. Rapor’da İstanbul Şehremaneti’nin kuruluşundan itibaren (1854) üretilen belgelerin hangi koşullarda ve nasıl tasnif ve imha edildiği konularına ağırlık verilmekte ve açıklamalarda bulunulmaktadır. Rapor aynı zamanda İstanbul Şehremaneti’nin kuruluşundan 1912 yılına kadar geçen süre içerisinde belgelerin tasnif, depolama ve imha süreçleri ile ilgili ilginç örnekler vermektedir.
Arşivlerde Tasnif ve Ayırma/İmha Süreçlerinin Önemi
Arşiv belgelerini değerlendirip belgeler üzerinde denetimi sağlayabilmek için söz konusu belgelerin bilimsel bir yöntem dâhilinde düzenlenmesi gerekmektedir. Düzenlenmemiş arşiv belgelerinden yararlanmak, bu belgelere erişimi sağlayarak bilimin ve ait olduğu yönetimin hizmetine sunmak hemen hemen imkansızdır. Bu çalışmanın konusunu oluşturan tasfiye ve koruma arşiv belgelerinin düzenlenmesinden önce yapılması gereken çalışmalardandır.
Tasfiye ve koruma konusunu açıklamadan önce arşiv belgelerinin üç ayrı çağından bah-setmekte yarar vardır, a) Birinci çağ (kuruluşların kendi arşivlerinde) : Bu dönemde belgeler kuruluşların çeşitli birimlerinde güncelliğini kaybetmemiş olarak, aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılmaktadır, b) ikinci çağ (ara depolar): Bu dönemde belgeler, günlük iş akışı içinde güncelliğini kaybetmişlerse de, gereği halinde kamu görevlilerince zaman zaman kullanılmaktadır. Belgeler arşivlere devrine kadar ara depolarda bekletilir, c) Üçüncü çağ (arşivler): Bu dönemde belgeler ara depolardan arşive getirilmiştir. Bu üç dönemde de arşiv belgeleri ya da arşivlik malzeme kuruluşlar ve arşivler için ayrı değer taşırlar. Bu nedenledir ki her üç çağ için de ayrı bir tasfiye ve konuna şekli söz konusudur. Birinci çağda tasfiye yalnızca kuruluşların bünyeleri içinde yapılır. Tasfiye işlemini yapanlar da, sadece o kuruluşun yetkilileridir. ikinci çağda tasfiye, ara depolarda ve önceden tespit edilmiş şartlar dahilinde, kuruluş ve arşiv yetkililerince ortaklaşa yapılır. Üçüncü çağda tasfiye işlemi ise arşiv yalnızca yetkilileri tarafından gerçekleştirilir.
Tasfiye, biriken belgelerin incelenmesi sonucu işe yaramayan, ait olduğu dönemde işlemi biten ve gelecekte de entelektüel ve idari açıdan işe yaramayacağı düşünülen gereksiz belgelerin imha için ayrılması faaliyeti olarak tanımlanabilir. Devlet dairelerinde, resmi kurum ve kuruluşlarda ve diğer kuruluşlarda her gün çok sayıda belge işlem görmekte, işlem dışı kalan belgeler ise; ait olduğu dosyaya konularak arşivdeki yerine kaldırılmaktadır. Ancak her gün biraz daha artan ve çoğalan bu belge yığını yer darlığı meydana getirmekte, aynı zamanda bakımsızlıktan kullanılamaz hale gelmektedir. Bu tür belgelerin arasında gerçekten saklanması gerekmeyen ve saklandığı süre içinde, uzun bir süre saklanması gereken belgelere zararlı olan belgeler de vardır. Bu iki tür belgeyi birbirinden ayırmak, yani tasfiye etmek ve bunun sonucu olarak da, gereksiz belgeleri yok etmek gerekir. Bu arada esasları bilinmeden, gelişigüzel herkesin kendi görüşüne göre yapılacak tasfiye ve işlemi ile farkına varılmadan çok sayıda önemli belgenin yok edilmesi olasıdır.
Arşivcilikte tasnif, belgelerin koruma, hızlı, tam ve doğru erişim amacıyla depolardaki raflara düzenli bir şekilde yerleştirilmesi için yapılması gereken bütün işlemlerdir. Arşivcilik Terimleri Sözlüğü’nde tasnif, sınıflama ve düzenleme kavramlarına göndermeler yapılarak açıklanmıştır: Sınıflama; belgeler/arşivler için bir dosyalama planı/sistemi veya sınıflama planı hazırlanması ve serilerin ve/veya unsurların bu tür bir plan/sistem içine yerleştirilmesi, olarak tanımlanır. Düzenleme ise belgelerin/arşivlerin kaynak kuruluşun idari yapısını ve/veya amaçlarını ya da işlevlerini yansıtmak üzere, bir düzene sokulması (provenons ilkesi) ile ilgili entelektüel işlemlerdir. Bu işlemlerin mümkün olmadığı durumlarda belgelerin fiziki cinsine, yapısına ve içeriğine uygun başka (alfabetik, kronolojik, coğrafi gibi) bir kıstas kullanılarak düzenleme yapılmaktadır. Düzenleme depo, arşiv fonu, alt fon, sınıf, seri veya belge düzeylerinin hepsine veya herhangi birine göre yapılabilir. Bu işlemleri tamamlayan numaralama, kutulama ve raflara yerleştirme gibi fiziki işlemler de düzenlemenin içinde yer alır, bu işlemlere sıralama adı da verilmektedir.
Belgeler arşive devredildikten sonra, arşivde belgelerin tam bir denetim altında saklanması gerekmektedir. Bu denetim, yalnızca belgenin fiziki denetimi değil ayın zamanda entelektüel korunması ve kullanılabilirliği demektir. Belgeler arşive geldiklerinde kendilerine verilen herhangi bir sıra numarası veya koduyla araşürmaya açılamazlar. Çünkü henüz bu belgelerin denetimini üstlenen arşivei dahi belgelerin içeriğini tam olarak bilmemektedir. Böyle bir durumda belgelerin araştırmaya açılmasıyla, bir daha telafi edilemeyecek sorunlar ortaya çıkabilir. Belgelerin arşive devrinden sonra onların denetimini sağlamak için tasnif edilmeleri gerekir. Farklı kaynaklardan gelmiş ve düzenlenmemiş belgeler arşivde düzenlenmeli, kullanılacak hale getirilmeli ve depolara yerleştirilmelidir.
Tasnif işleminin yapılabilmesi için belgelerin tek tek ya da gruplar halinde incelenmesi gerekir. Dolayısıyla arşiv belgelerinin analizinin yapılması söz konusudur. Arşiv belgesinde ayırma işlemi belgenin ait olduğu kurumun teşkilat yapısı dikkate alınarak yapılmalıdır. Teşkilat yapısı tam olarak belirlenmeden bir organizasyon şeması hazırlanmadan ayırma işleminin yapılması doğru olmaz.
Aynına işlemi, arşiv belgelerinin belirginlik kazanmış olan her bölümünün teşkilat yapısına göre yapılır. Bunun için de bu bölümlere ait defterlerden yararlanılır. Ayrıca orijinal arşiv belgeleri tasnif fihristleri ve dosyalarda yapılmış olan araştırma kayıtları da ayırma işlemine yardımcı olurlar. Bir araya getirilmiş bu belgeler kronolojik olarak sıralanır. Ayırma sonucunda belgelerin ait olduğu kalem veya dairenin daha önce belirlenmiş kodu belgelerin uygun yerine yazılır.
İncelenen Raporda ise herhangi bir arşiv ilke ve yöntemi dikkate alınmadan arşiv belgelerinin ayırma ve ayıklama (imha ya da satmak için ayırma) işlemlerinin birkaç kurum yetkilisi denetiminde alelusul yapıldığından bahsedilmektedir. Böyle bir uygulama kuşkusuz telafisi mümkün olmayan bilgi ve belge kaybına yol açmıştır. Bunun yanı sıra arşiv belgelerinin oldukça uygunsuz ortamda yığınlar halinde depolandığı ya da önemli resmi belgelerin hurda kağıt fiyatından satılmaya çalışıldığı, bazı belgelerin ise yakılarak imha edildiği yine söz konusu Raporda dikkati çeken ve üzülerek belirtmemiz gereken noktalardır.
Arşiv belgelerinin özelliği kanıt niteliği taşımaları ve yitirildiğinde yerine getirilmesinin imkansız oluşudur. Yani birçok konuda şahsi ya da ulusal bazda başvuru kaynağımız ve çeşitli yetki ve haklarımızın ispatında kaynak niteliği taşıyan arşiv belgelerimiz ülkemizde arşiveiliğin gelişmemesi ya da geliştirihnemesi nedeniyle ya yok olup gitmiş ya da kullanılamaz duruma gelinceye kadar ihmal edilmiştir. Bu yok oluş ve ihmalin yanı sıra politik ya da başka nedenlerden dolayı hurda kağıt fiyatına ağırlığı pahasına satılmıştır. Bütün bu yanlış uygulamalar kültürel servetimizi ve mirasımızı oluşturan arşiv belgelerimizden yeteri kadar yararlanamanıamıza neden olmaktadır. Günümüz bilgi teknolojileri sayesinde elektronik ve basılı bilgi ve belge miktarı oldukça çoğalmıştır. Geleneksel, basit ayırma ve tasnif yöntemleri ise bu bilgi ve belge yığını karşısında yetersiz kalmaktadır. Yapılması gereken modern arşiveiliğin ilke ve yöntemlerinin tüm kurum ve kuruluşlarımızca uygulanması ve geçmişte yapılan söz konusu yanlışlara bir daha düşülmeyerek milli arşiv varlığımıza hiç olmazsa bundan sonra layıkıyla sahip çıkabilmektir. Aksi takdirde bütün resmi işlemlerimizin kanıtı olan belgelere zamanında ulaşamaz ya da onları bir daha geri getirememek üzere kaybederiz. Bu da tüm kurulularımızda işlerin aksamasına, denetimin ortadan kalkmasına ve tüm bunların yanı sıra tarihsel ve kültürel birliğimizin çözülerek yok olmasına neden olacaktır.
Nitekim, 1327-1330 (1911-1914) yılları arasında İstanbul’da mahzenlerde birikmiş belgelerin ayrılma ve imhası konusunda çeşitli sorunlar yaşanmıştır[9]. Bu çalışmada, 1914 yılma ait “Evrak-ı Atikanın Suret-i Tasfiyesine Dair Rapor” transkribe edilmiştir. Raporda, o dönemde resmi belgelerin nerelerde ve hangi şartlarda korunduğuna dair bilgiler verilmiş ve söz konusu belgelerin tasfiye işlemleri ayrıntılı olarak ele alınmıştır. Bu bilgiler Arşivcilik tarihimizde tasfiye işlemlerinin geçmişten günümüze, yaklaşık yüz yıllık bir süre içerisinde nasıl bir gelişim gösterdiğini açıklamak konusunda önemli aydınlatmalar içermektedir. Ayrıca gelecekteki hafızamızın nelerden oluşacağı konusunda önemli bir sorumluluk taşıyan arşiveilerimizin ülke menfaatleri ve bilim çevresi açısından ne kadar önemli bir görev yaptıkları bu rapor aracılığıyla bir kez daha vurgulanacaktır.
Evrâk-ı ‘Atikanın Sûret-i Tasfiyesine Dâ’ir
Râpor
Dersa'âdet
Matba'a-ı Arşâk Garoyân - Bâb-ı ‘Ali Caddesi
1332
Mukaddime
Evrâk-ı ‘Atika şimdiye kadar nerelerde ve nasıl muhafaza idilmişdir?
Ma'lûm-ı Sâmileri oldığı üzere 1271 senesine gelinceye kadar vezâ'if-i belediye Ihtisâb Nezâreti, Zabtiyye Nezâreti, Zahire Nezâreti ve Ebniyye İdâresi taraflarından ifâ idilmekde idi. Sene-i nıezkûrede Ihtisâb Nezâretinin lağvıyla emânetin teşekkülünden ve mıı’ahharen Zabtiyye Nezâretinin münhasıran ınnûr-ı zâbıta ile iştigâlinden dolayı bıı nezâretler belediye işlerine müte'allik evi âkı Emânete den itmişler. 1285’de Ebniyye İdâresinin eınânet-i Ilendesehânesine kalbı hasebiyle oraya 'âi'd evrâk dahi Emânete getirilmiş. Emânet’in bir evrâk mahzeni olmadığı içün gerek işbû müdevver evrâk gerek seneden seneye Emânetçe cem' idilen vesâ'ik mevâkı'-i muhtelifede istîcâr idilen mahallerde taht-ı muhâfazaya alınmışdır.
Evrâk mahzeni olmak üzere öteden beri devâ'ir-i resmiyyece harik ve sirkat tehlikelerinden ınasün 'add idilen kârgîr binâlar intihâb ve istîcâr olunduğundan Emânetçe dahi bu usûle ri'âyeten ibtidâ Kıhnçhâne (şimdiki Mekteb-i Sanâyi' binâsı) de bir mahall-i evrâk mahzeni ittihâz olunmuş. Burasının Mekteb-i Sanâyi'e tahvilinden sonra Ayasofya’da 'Adliye ve Evkâf binâları tahtında birkaç oda tutulmuş. Daha sonra Süleyman Pâşâ Hânı’na (el-yevm Emânet Binası’nın karşusına müsâdif ve Uâşinı Pâşâ Konâğı nâmıyla ma’rüf mahaldir) nakl olunmuşdur.
1310 senesinde hareket-i arz te'siriyle mezkûr hân kânıilen münhedim olduğu sırada ŞehrEmâneti evrâk-ı 'atikası dahi iki sene kadar enkâz altında her dürlü te'sirât-ı havâ'iye ve tahribâta ma'rûz bir hâlde bırakılmış. Sonraları bunlar enkâz altından çıkarılarak bir kısım eski Emânet Binası’nın bağçesindeki Süvari-i Zabtiyye hayvanâtına mahsûs ahûrlara nakl idilerek iki sene kadar da orada yağmur ve çamurlar altında terk idilmiş diğer bir kısım da Soğııkçeşme’de istîcâr olunan mahalle taşınmışdır.
En nihâyet bu da muvâfık görülıneyerek Vezir Hanı’nda altı oda bi’l-istîcâr Emânet ve şu'abâtına 'âi'd bi’l-cümle evrâk sandûklar derûnunda olduğu hâlde kânıilen mezkûr odalara yerleşdirilmişdir. Vezir Hân’ındaki odalar hânın zemin kâtında kâ'in rutûbetli, güneş ve hevâdan niahrûm kapu ve pencereleri sımsıkı kapalı bir takını yerlerden 'ibâret olduğu içün buralara vaz' olunan evrâk dahi hevâ ve ziyâ alamamakdan ve te'sîr-i rutûbetden öyle bir hâle gelmiş ki tahta sandûklar çürümekle beraber derûnlarındaki evrâk ve vesâ'ik dahi el-yevm ıneveûd ve ınahfûz numunelerine nazaran 'âdetâ defter ve kağıd hâlinden çıkub başka bir mâhiyet kesb itmişdir.
Evrâkın bu derece işe yaramaz bir hâle gelmesini mûcib olan esbabın bir mühimi de 1271 senesinden berû defa'âtle vâki’ olan mahzenden mahzene nakl esnasında bir takını câhil hamâlların ve takdirsiz. me'mûrların eser-i ihmâl ve hatâsı olarak karma karışık bir sûretde öteye berüye atılması ve sandûklarnı üst üste istif idilmiş olmasıdır ki bu sûrede altta kalan evrâk te'sîr-i rutûbetle 'âdetâ külçe haline gelmiş, zarflan çürümüş, zamgları gevşeyerek dosyalar parça parça olmuşdur.
İşte Emânet-i Celilece ilk tasfiyeye başlanmadan evvel evrâkm kısm-ı a'zamı bu hâlde buhınmuşdur.
***
Evrakın işbû hâl-i perişanı 1328 senesine gelinceye kadar nazar-ı dikkati celb itmemiş ve nıuhâsebe-i emânetin âtideki müzekkeresinde beyân olunduğu üzere Emânet-i Celilelerince şehrî bin üçyüz, senevi onbeşbin altıyüz gurûş mahzen kirâsı virildiği hâlde bu paranın dörtbeş seneliği ile oldukça muntazam ve mtûbetden âzâde bir mahzen-i evrâk yapılamamışdır.
Muhâsebe-i Emânetten i'tâ kılman 8 Kânün-ı Sâni 328 târîhli bir kıt’a müzekkerede: “Emânet ve devâ'ir-i belediyenin ilk teşkili olan 96 senesinden şimdiye kadar mahzenlerde teraküm iden defâtir ve evrâkdan dolayı şehrî bin üçyüz gurûş kadar îcâr virihnekde ve bunların ekserisi işe yaramayarak virilen îcârın beyhûde olmasına ve bu miyânda iptâl idilmiş bir hâyli e'imme ve muhtar mühürleri ve hamâl ve sucu esnâfi markası bulunmasına nazaran kadro hârici efendilerden münâsiblerinin tefriki ve muhâsebeden defterci Mehmed Efendi’nin terfikiyle ve yevmiye onar gurûş i'tâsıyla bunların tasfiyesi” lüzûmu dermiyân kılınmış ve bu müzekkire encümen-i emânete havâle olunarak 14 Kânûn-ı Sâni sene 1328 târihinde karârı âti virilmişdir:
“Devâ'ir ve şu'abât-ı aklâmın dahi böyle orada burada müterakim bir hâyli evrâk ve defâtiri ıııeveûd olub bunların dahi muhafazaları emrinde masraf-ı ihtiyâr idildiği ve cümlesinin tasfiyesi ile toplu bir hâle ifrâgı mûcib-i muhassenât görüldüğü cihetle müfettiş-i 'umûıniliğin nezâreti tahtında ve kadro hariçlerinden tefrik ve tayin idilecek me'mûrlar ile ve mûma-ileyh Mehmed Efendi’nin refâkatiyle evrâk-ı Mevcûdeden ol emirde lüzûmlu ve lüzûmsuz olanların tefrik ve tasfiyesi ve ancak tasfiye muamelâtının aklâm ve şu'abata sırasıyle haber virilerek her kalem ve şu'be-i idâreden ta'yîn idilecek efendilerin huzûrıyle icrâsı ve icâbı te’emnıül idilmek üzere ba'de’t-tefrîk lüzûmlu ve lüzûmsuz bir kıt'a defterinin bi’ttanzîm encümene i'tâsı ve bu işe de istihdam idilecek ketebeye yevmiye onar gûrûş virilmesi ve emr-i tasfiye içün 'amele istihdâmına da lüzûm hiss idildiğinden lüzûmu mikdâr 'amele dahi istihdâım ve iptâl idilmiş mühürlerle markaların dahi bu miyânda tefrik ve ta'dâd idilerek mekâdîrini mübeyyin bir kıt’a defterinin başkaca tanzim ve i'tâsı zımnında hey'et-i hesâbiye müdîriyetine me’zûniyet i'tâsı tensîb olunmuşdur”.
***
Encümen-i Emanetin işbû kararı üzerine sabık müfettiş-i Umûmi Dağavaryan Efendinin Nezâreti tahtında olarak her kalem intihab itdiği birer ikişer me'milra bu bâbda salahiyetnâme ve talimat-1 lazıme yirmi§ ve me'mürlar dahi âmirlerinden aldıkları emre ve ta'yin olunan hadde göre kalemlerine 'ai'd evrak miyanında lüzümlu ve lüzümsuzların tefrikine başlayub işe yarayacağına hükm itdiği evrakı, defâtiri ve müsveddeleri cla'ire-i emanetin alt katında ve kısmen hazine-i evrakda ihzâr olunan mahallere nakl itdirmişlerdir.
Aklam-ı Emânetden Kuyûd-ı 'Umumiyye Kalemi 1271 den sene-i haliyeye gelinceye kadar ne mikdâr işe yarar defâtiri var ise bunların mülhakata 'âi'd olanlarından ve tevz’i, jurnal gibi b-lüzûm 'add idilenlerinden mâ'adâsını almış ve yalnız berâ-yı hıfz-ı kaleme muhavvel ba’zı fersûde zarfları derûnundaki evrakı Vezir Hân’ında bırakmışdır.
İşbû defâtir Kuyûd-ı 'Umûmiyyeden me'ınûr idilen merhûm Cemal Bey tarafından sûret-i mükemmelede tasnif idilerek ve üzerlerine etiketleri yapışdırılarak el-yevm hazine-i evrâkda tabsîs olunan mahallde taht-ı muhafazaya alınmışdır.
Hey’et-i Tahririye Kalemi: Mektûbi Kalemine 'âi'd evrâk ve defâtir akdemce eski Emânet Dâ’iresinin Zabtiyye Nezâreti kısmı tahtında bulundurulduğu sırada sandûklarnı kapaklan kırılarak hayvânlara yemlik yapıldığını ve muhteviyâtının karma karışık bir sûretde öteye berüye atılmış olduğunu ve bu sûrede evrâkın nâ-tamâın ve gayr-ı muntazam bulunduğu cihetle işe yaramadığını ve 1324 senesinden sonrakilerin ise muntazam olub bunların hazine-i evrâkda, sûret-i mükemmelede tasnif idilmiş bulunduğunu bi’l-beyân tasfiyeye iştirâk itmemiş ve evrâkı hâliyle bırakdırmışdır.
Encümen-i Emânet Kalemi: 1314 senesinden i'tibâren müsevvidât, ve meclis-i emânet zabıtlarıyla diğer bir kısım evrâk ve vesâ’iki alııb 1314 den evvelki senelere 'âi'd kâffe-i en âk ve vesâ'ik ve defâtiri mahzende terk itmişdir.
Umûr-ı Hukûkiye Kalemi: Dâ'ire-i Emânet tahtındaki mahzende bulunan evrâkını tamamen almışdır.
Hey'et-i Fenniyye: Zâten pek cüz'i olan evrâkını almış ve bi-lüzûm birtakım defâtiri ve keşf-i sânı evrâkını mahzende bırakmışdır. Kule-i zemine 'âi'd evrâk ve vesâ'ik ise komisyonca ahnmışdır.
Kantâr İdâresi, Evzân İdâresi, Esnâf Kalemi, Baytar Müfettişliği, Hey’et-i Sıhhiye Müfettiş-i 'Umûmiliği gibi şu'abât-ı idâre el-yevm mefsûh ve şekl-i âhere münkalib olduğu içün bunlardan birer me'ınûr bulundurulmamış ve bu idârelere 'âi’d evrâk ve defâtir bi-lüzûm 'addıyla hâliyle terk idilmişdir.
Ma'-mâfih Kantâr ve Evzân İdarelerinin en lüzûmlu evrâkı Dâi're-i Emânetdeki mahzenlerde olduğu içün bu mahzenlerdeki evrâk tasfiye olunduğu sırada Kantâr İdâre-i Hâzırasi me'mürları gelüb işlerine yarayan evrâkı almışlardı. Hey'eı-i Sıhhiyeye 'âi'd evrâk dahi müdîriyet-i mezkûre me'mürları tarafından bi’t-tetkîk işe yarayanları alıııub bi-lüzûm olanları terk idilmişdir.
Vezne: Vezir Hân’ında üst katta münhasıran bir odayı işgâl iden evrâkını kâmilen alub Dâi're-i Emânetde ihzâr olunan mahalle nakl itmişdir.
Hey'et-i Hesâbiyyeye 'âi'd vesâ'ike gelince: En ziyâde dağdağayı mûceb olan evrâk bu kalemin olduğu içün bu mes'ele biraz tevzîh olunmuşdur.
Ibtidâ tasfiyeye muhâsebece lüzûm gösterildiği ve ale’l-ekser mürâca'at idilen evrâk ve vesâi'kin kısm-ı a'zaını muhâsebeye 'âi'd bulunduğu cihetle müzekkirede ve encümen-i emânetin karârında tasrîh idildiği üzere esnâ-yı tasfiyede defterci Mehmed Efendi bulundurulduğu gibi asıl masraf evrâkının muhafızı bulunan Asaf Bey, Mehmed Efendiye refâkat iderek gerek Vezir Hânı’nda, gerek Dâi're-i Emânetde ne kadar muhâsebeye 'âi’d evrâk var ise bunların 'İlmî lâ-hakk olmadan ve lüzûm ve 'adenı-i lüzûmlarına dâ'ir mûmâ-ileyhinı tarafından bir karâr virilmeden hiçbir şey yapılmamışdır. Bu takayyudâta rağmen lüzûmlu ba'zı evrâkın ve ez-cümle 1328 senesi masraf evrakının karışmasının sebebi: evrâk-ı Mevcûde nıa'a'lesef hiçbir tasnif fennî ve mantıkiye tabi' tutulmuş olmayub karma karışık bir sûretde sandûklara yeıieşdirilnıiş ve öteye beriye atılmış olduğundan meselâ bir sandûkun üzerinde “315 senesi evrâkı” etiketi olduğu hâlde lede’t-tedkîk faraza 307 olduğu anlaşılmış ve şu hâlde 328 senesi evrâkını muhtevi bulunan ma'â-mafîh Vezir Hânı’nda olmayub Dâ'ire-i Emânet tahtındaki mahzende bulunduğu me'mûrin 'âi'desi tarafından dermiyân ve iddi'â idilen sandûkun üzerinde -zann idildiğine görebaşka bir etiket görülerek mûmâ-ileyhim tarafından tedkîke lüzûm görülmeden sandûk muhteviyâtı fersûde ve köhne evrâk miyânına karışdırılmak üzere Vezir Hânı’na gönderilmiş ve asıl mesele de bundan çıkmışdır.
* * *
Bu sûrede Encümen-i Emânet karârına tevfîken sâbık müfettiş-i 'umûminin nezâreti tahtında me'mûrin 'âi'desi tarafından tefrik olunan evrâk ve defâtir Dâ'ire-i Emânete getirilerek ve bir kısım Hazine-i Evrâkda, kısm-ı diğeri Dâ'ire-i Emânetin tahtındaki evrâk mahzenlerine yerleşdiı ilerek o zaman pek ibtidâ'î bir sûretde tasnif dahi idilmişdir.
Ba'de’t-tasfıye Vezir Hânı’nda bırakılan ve bi-lüzûm olduğuna kana'ât getirilen evrâk ve defâtirin ayrı ayrı altı odayı işgâl itmesi beyhûde kira i'tâsını müstelzim olacağı cihetle fürûht idilmek üzere keyfiyyet-i evrâk havâdisle i'lân olunarak müzâyedeye vaz' olunmuşdur.
Bir de defterlerin mukavvalarının ayrı ayrı satılmaları mûceb-i muhassenât olacağı ınütâla'asıyla hâricden tedârik olunan on, on beş 'amele ma'rifetiyle Mevcûd defâtirin mukavvaları kopartdılarak bu esnada defterler parça parça idilmiş ve yine bu sırada fazla icara virilmemek içün altı odanın beşindeki evrâk 'amele-i merkûıne ma'rifetiyle toplatdırılub tahta destgirelere doldırılarak kâffesi karma karışık bir sûretde yalnız bir odaya vaz' iddihâr kılınmışdır. Netice-i müzâyedede mukavvâlara münâsib bedelle tâlib çıkmamış ise de kağıtların beher kıyyesi lira para sekiz buçuk parada birisi 'uhdesine kalarak ihâle-i kat'iyyesi icrâ ve pay dahi alınmış iken o sırada tüccâr tarafından Avrupa’ya mezkûr kağıdların şevkine imkân bulunmamasına ve me'mûrin-i emânetin bir kısmı arasında -bunların içimle evrâk-ı mühimine vardır. Satılmaz -tarzında goftgular peyda olmasına binâen bu gibi âhvâl karşusında talibi yüzde on dipozito akçesinden vazgeçerek bir daha semtine uğramamış ve binâe'n-'aleyh evrâk fürûhtı mes'elesi de yüz üstü kalmışdır.
İlk tasnif yahûd tefrik mu'âmelesine 329 senesi Haziranımla başlanılarak bir iki ay zarfında ber-vech-i ıııarûz hitâma irdirilmiş ise de evrâkın fürûht ve 'adem-i fürûhtı mes'elesi Cem'iyet-i 'Umûmiyye-i Belediyyenin ilk ictimâ'ı tarihi olan 4 Teşrîn-i Sâni 329 a kadar devam itmiş ve o târîhden sonra işbû evi âk-ı 'atika mes'elesi başka bir safhaya dâhil olmuşdur.
***
Esbâb ve ledüniyyâtı ma'lûnı olacağı içün burada teşrihine lüzûm görmediğimiz hâlet-i rûhiyye dolayısıyla bir kısım me'mûrin arasında deverân itdiği bâlâda 'arz ve îzâh olunan goftgûlar ba'de’t-teşkilât ilk ictiınâ'ını 'akd itmekde olan Cem’iyet-i 'Umûmiyye-i Belediyye a'zâyı kirâmmın şifahen ve tahriren sem'-i ıttılâ'larına kadar isal idilmiş ve vazifeleri İstanbul ahâlîsinin hukukunu muhafaza ve mukadderât belediyesini idâre ve murâkabeden 'ibâret olan cem'iyet-i müşârün-ileyhâya nıensûb a'zâ-yı kirâmdan bir kısım bu mesmu'âtın ne derecelerde hakikâta karin olduğunu anlamak üzere keyfiyyeti bi’t-takrîr makâm-ı sâmi-i emânet penâhîlerinden istizah iylemişlerdi.
Hatta bit münâsebetle a'zâdan Ali Rıfat Bey Efendi tarafından büdee müzâkeresi sırasında bi’t-tanzînı Hey'et-i 'Uınûmiyyeye i'tâ idilen 22 Şubat 1329 târîhli takrîkin bir fıkrasında: “İstanbul Belediyesi’nin milyonlarca liralık evrâk-ı müsbetteyi yakıb yıkıb âzâde-i hesâb u kitâb kaldıktan sonra ortaya büdee nâmıyla bir garîbe-i hesâbiye çıkardığından” bahsi müte'âkib 'aynı raporda şu sürede teşrîh-i mes'ele olunmuşdur:
“Şehremânetince mukaddemâ Vezir Hânı’nda mahzen-i evrâk olmak üzere istîicâr idilen odaya 328 senesi hesâbâtı iki sandûk derûnunda nakl idildiği hâlde el-yevm sandûkun biri boşaltılarak evrâkın bir kısmı atılacak, satılacak köhne ve fersûde kağıdlar içine karışdırılmış ve banka hesâbâtı, istikrâz evrâkı gibi bir-iki milyon liralık hesâbât-ı muhtevi, evrâk-ı mühimine tam ma'nâsıyle 'âdi uçurtma kağıdı gibi ber-hevâ idilmişdir. Hukuk-ı Ahâliye ta'alluku i'tibârıyle bir cinâyet-i 'azinıe nâmını virmekde tereddüt itmediğim bu keyfıyyet ziyâ' veya ihtirâkın bütün safahât-ı mestûresini meydana çıkartmak ve evrâk-ı nıüsbetenin bu veclıle yok olmasından müstefîd olmuş veya olmak teşebbüsünde bulunmuş Meşrutiyet düşmanı yâdigârlar kimler ise büyük, küçük cümlesini tutub 'âdetâ istihfaf ve istihzâ itdikleri kanûn-ı mu'adeletin pençesine teslim itmekdeki hakk-ı vekâletim hâkidir” denilmişdi.
Yine bu mes'ele hakkında mümâ-ileyh Ali Rıfat Bey Efendi tarafından i'tâ kılınan 5 Mayıs 330 târîhli diğer bir takrirde bâlâdaki îzâhât kısmen tekrar idildikden sonra: “Bu sebeble sene-i mezküreye 'âi'd hesâbât usûl-ı muhâsebe veclıle kapadılamayarak açık kaldığından bir hey'et-i hesâbiyye teşkiliyle bu bâbda tahkîkât icrasına” lüzûm gösterilmiş ve bunun üzerine Cem'iyet-i 'Umûmiyye-i Belediye Tedkîk-i Hesâbât Encümenince icrâ-yı tahkîkâta mübâşeretle bu işle 'alâkadar görülen büyük, küçük kâffe-i me'mürin-i encümene celb idilerek istîzâh-ı keyfıyyet ohındukda sorulan su’âllere me'mûrin mümâ-ileyhim taraflarından verilen cevâblara göre bu işde ya'ni 1328 senesine vesâ'ireye 'âi'd evrâk-ı hesâbiyyenin bi-lüzûm evrâk miyânına kanşdın İmasında bir su'i-kasd olınayub ihmâl ve lâ-kaydının Mevcûdiyetine ve bir kısım me'mûrin de vazife-i hüsnün mefkûdiyetine heyetçe kanâ'at getirilerek bu bâbda yazılan 1 Nisan 1330 târîhli mazbatada:
Pare---------------------------------------------GÛRÛŞ
10-------------------------------------------------- 4,021,682 Ma'âşâta
36-------------------------------------------------- 5,076,212 Mesârifâta
30-------------------------------------------------- 66,773 Vâridât-ı reddiyâtına
26-------------------------------------------------- 14,301,108 Emanet reddiyâtına
07-------------------------------------------------- 7,449,714 Devâ'ire-i irsâlâta
00-------------------------------------------------- 8,152,741 Banka tevdrâtına 'âi'd olmak üzere
cem'ân
29---------------------------------------------------39,114,231 gûrûşluk hesâbât evrâkı görülememişdir.
Bu evrâkı muhâsebe-i emânetin ibrâz idememesi cihetiyle tedkîkât-ı hesâbiyyeye devanı imkânı kalmamış olduğundan mikdâr-ı mezkûrun el-hâlet-i hazihi muhâsebe açığı olarak kabûlü zarûrî bulunduğuna” karâr virilmiş ve bu mes'elede şu sûrede hitâm bulmuş idi.
***
İbtidâsı ile intihâsı ve ta'bîr-i fiberle sûret-i iddi'â ile netice-i karâr arasında külli fark bulunan işbû evrâk-ı 'atikanın ziyâ' ve ihtirâkı nıes'elesinin hakikât ve mâhiyetinin yalnız Cenı'iyet-i 'Umûmiyye-i Belediyye a'zâ-yı kirânıı nezdinde değil keyfıyyetin evrâk-ı havâdisle de şuvu'u ve intişârı hasebiyle Efkâr-ı 'Umûmiyye-i Osmâniyyecede bi-hakknı anlaşması için bu sefer Emânet Celilerince ayrıca tahkîkât ve tedkîkât icrâsına lüzûm gösterilmiş ve sûret-i âtide nıünderic 26 Nisan 330 tarihli tezkire-i 'aliyye-i emânet penâhîleriyle 'âcizleri bu işe me'nıûr idilmişdik.
“Vezir Hânı’nda altı odayı işgâl itmekde olan emânete ai'd evrâk-ı âtikadan bir kısmı mukaddema Dâ'ire-i Emânete getirdilmiş ve âksâm-ı mütebâkiyesi bir odaya doldırılarak orada bırakılmış ise de evrâk-ı metrûke miyânmda lüzûmlu daha ba'zı vesâ'ik ıneveûd olacağından işbû evrakın tensîb itdiğmiz tarz ve şekilde bir daha tedkîkinden sonra içlerinden lüzûmlu olanların tefrikiyle tasnifi ve bi-lüzûm olduklarına kanâ'at getirilenler hakkında olunacak mu'âmelenin de istîzânı ve iki ay zarfında neticelendirilmesini matlûb ve mültezim olan bu işin müddet-i mezkûre zarfında ikmâli içün refakatinize dört efendi ile iki ücretli hademe alınarak heman işe başlanılması” emir ve tebliğ olunmuş idi.
Makam-ı Emânetin işbû emri üzerine refakatimize aldığımız efendilerle heman tasfiyeye mübâşeret idüb sekiz gün kadar çalışılmış ise de ibtidâ-yı emirde toz ve rutûbetin te'sîriyle refiklerimizden iki kişinin hastalanması ve Cem'iyet-i 'Umûmiyye-i Belediyyede bu evrâk-ı âtika nıes'elesinin tekrar mevzû' bahis idilmesi hasebiyle tasfiye mu'âmelesi bi’l-mecbûriye ta'tîl idilmiş idi.
Mu'ahharen şeref telakki olunan eınr-i 'âli-i emânetpenâhî ve Endiınen-i Emânetin te'kîden vâki' olan 16 Haziran 1330 tarihli karârı üzerine tekrar sûret-i kat'iye ve mütemâdiyede tasfiyeye mübaşeretle altmış bir gün zarfında evrâk ile defâtir tefrik idilmiş ve cins cins ayrılan evrâk dahi çuvallara vaz' olunarak bi’l-âhire tasnif idihnek üzere diğer bir odaya nakl idilüb ve defterler yerli yerinde bırakılmışdı. Defterlerin de cins cins tefriki Mu’âvin Bekir Bey Efendi tarafından berâ-yı teftiş mahzenleri hîn-i teşriflerinde -emir bııyunılmasına binâen bir ay kadar da defterlerin tasfiyesiyle uğraşılarak ve lehü’l-hamd 12 Teşrîn-i Sâni 1330 târihinde tasfiyeye hitâm virilmişdir.
İkinci Tasfiyenin Neticesi
Evrâkı Ne Hâlde Bulduk?
Raporun mebâdîsinde 'arz idildiği üzere evrak ve defâtir-i mezkürenin 'adeın-i lüzumuna ve biTmüzâyede fürûhtına karâr virilmiş olduğu içün defterlerin ve dosyaların mukavvaları koparılub ayrıca bir köşeye istif idilmiş ve mütebaki evrâk ile defâtir moloz ve enkaz gibi kaptı ve pencereler açılamayacak bir hâlde karma karışık sûretde tâvâna kadar doldırılnnşdı. (1) numerolu resim tasfiyenin ilk günlerinde mahzenin hâlini gösterdiği içün pek beliğ olan dâlâlet mer'iyesine karşıt uzun uzadıya teşrîhâta lüzûm görülmemişdir.
İşe başlayacağımız sırada böyle lebâleb dolu bir mahzende çalışacak bir yer açılmak üzere evvelâ mukavvalar kamyonlarla iki gün mütemâdiyen emânete taşıtdırıhmş ve bu mukavvalar hayli müddet durdukdan sonra ahiren 1330 senesi Teşrîn-i Evvel ıııâhı zarfında kıyyesi on bir pareden Levâzım Müdîriyetince tâlibe fürûht idilmişdir.
(2) numerolu resim ise evrâkın rub'î tasfiye idildikden sonraki ahvâli gösterdiği cihetle bu resmin irâ'e itdiği manzara 'âcizlerini tafsilât-ı zâ'ide i'tâsından büsbütün müstağni kılmışdır.
***
Evrâk Kaç Sınıfta Taksim İdildi?
Evvelâ bir kısım defter, müsvedde diğeri evrâk olmak üzere ikiye tefrik idilmiş; evrâk cins cins çuvallara vaz' idilerek başka bir mahzene nakl olunmuşdur.
Sâniyen defterler tasnif idilerek (3) numerolu krokiden müstebân olacağı üzere dokuz kısma tefrik idilmişdir.
Birinci Kısım Defâtir ve Müsevvedât
(1) Numéro: Matbu' ve gayr-ı matbû', fakat imlâ ve isti'mâl idilmemiş defâtir, kağıdlar, makbuzlar ve sâ'ire.
Bir metro yirmi santim 'aızında ve üç metro kırk santim tûlunda ve üç metro elli santim irtifâ'nıda (on dört metro yirmi sekiz santimetre muka'abı) bir sahayı işgâl iden defâtir-i mezkûrenin cins ve nev'ini ta’yîıı ve ta'dâd gayr-ı mümkün olub bunları tefrik ve ta’yînden de bir fâ'ide melhûz değildir.
Ancak, şu kadar 'arz idebiliriz ki şimdiye kadar emânet ve şn'âbatnıca kaç cins defter, evrâk-ı nakdiye, makbüz, esnâf tezkeresi... illi, tab' itdirilmiş ise bunların hemen kâffesinden az çok numuneler Mevcûddur.
Bunlar imlâ ve istim'âl idilmemiş evrâk ve defâtir olub hâl-i hâzırda ve âtide dahi işe ya-ramayacağı cihetle fürûhtunda bir bâ'is görülememişdir.
(2) Numéro: Defâtirve Kuyûd-ı 'Atika:
Bir metro yirmi santim 'arzında ve bir metro tûlunda ve iki metro otuz santim irtifâ'ında (iki metro yetmiş altı santimetro muka'abı) bir sahayı işgal itmektedir. Buraya cem' olunan defâtir miyânında ta 1231 târihinden ba'zı evrâk ve defâtir-i 'atikaya tesadüf idilmişdir. Esnâ-yı tasfiyede bu gibi defâtir-i 'atika ayrıca toplatdırılarak bi’l-âhire kemâl-i i’tinâ ile tedkîk olundukda devletin az çok tarik-i teceddüde dahil okluğu Sultân Selim-i Sâlis ve Mahmüd-ı Sâni devirlerinden beri vezâi'f-i belediyyeyi kısmen veya tamamen ifâ itmiş olan Ihtisâb Nezâreti, Zahire Nezâreti, Ebniyye idâresi, Konturato İdâresi, Zabtiyye Nezâreti, Ticarethane gibi elyevm mefsüh veya şekl-i âhire münkalib devâ'ir ve nezâretler evrâkının dahi hîn-i lağvlarında Emânete dew idilmiş olduğu anlaşıhnışdır. Bunlar miyânında kadîm esnâf mu'âmelâtına bi’lhâssa gedik işlerine, ihtisâb uınüruna, Konturato ve Ebniyye İdârelerine, zahire ve etmek işlerine 'âi’d olarak vücûdlaı nidan istifâde melhûz bulunan defâtir hîn-i tasfiyede hazine-i evraka nakl idilmişdir. Diğerleri bi-lüzûm olmakla beraber kısmen çürümüş ve okunmaz bir hale gelmişdir.
Bunların ibkâsında bir fâi’de melhûz değildir.
(3) Numéro:
Bir metro yirmi santim 'arzında ve bir metro tûlunda, bir metro seksen santim irtifâ'mda olub (iki metro on altı santimetro muka'abı) bir sahayı işgâl itmekdedir. (1) numeronun 'aynı olub orası tavana kadar dolmuş olduğundan burada bir üçüncü sıra daha yapılmışdır.
(4) Numéro: Mûlgâ Meclisi Emânete 'Âi'd Defâtir ve Mûsevvedât.
Bir metro yirmi santim 'arzında ve iki buçuk metro tûlunda ve iki metro otuz santim irtifâ'ında (altı metro doksan santimetro muka'abı) bir sahayı işgâl ider.
Burada Mülgâ Meclis-i Emânetin 1285 den 1313 senesi nihâyetine kadar kâffe-i zabıtnâmeleri ile müsveddeleri ve 1286 dan 1293 senesine kadar İstanbul ve Mülhakât-ı Valiliği vazifesini de îfâ iylemiş olan Zabtiyye Nezâretinin umûr-ı vilâyete müte'allik bir kısım defâtir ve müsevvedâtı ve 1293 den 1306 senesine kadar İzmit, Biga ve Kaza-i Erba'adan ve bir de İstanbula civar kazalardan mürekkeb İstanbul Vilâyeti vazifesini görmüş olan emânetin mülhakât meclis idâresi ve sâ'ir şu'abâtı evrâkı da vardır.
Bunların 'alâkadâran tarafından bir kere daha tedkîkiyle pek lüzûmsuzlan terk idilerek diğerlerinin tasnif ve hüsn-i muhafazası elzemdir.
(5) Numéro: Hey'et-i Tahririye Kâlemine 'Âi'd Müscvvedât.
Bir metro yirmi santim 'arzında ve bir metro altmış santim tûlunda ve iki metro seksen santim irtifâ’ında (beş metro otuz yedi santimetro muka'abı) bir sahayı işgal ider.
Bâlâda 'arz idildiği üzere kalenı-i mezkûr 1324 senesinden evvelki evrâkını, gayr-ı muntazam ve noksân olduğundan bahisle almamış olduğundan Mektûbi Kaleminin 1285 den 1323 senesi nihâyetine kadar otuz dokuz senelik müsevvedâtı burada cem' idilmişdir.
Bunların mehmâ-cmken tasnif ve teclîdiyle hüsn-i muhafazaları sûret-i kati'yyede el-zemdir.
(6)Numéro: Muhâsebe Defâtir ve Kuyûdâtı.
Bir metro yirmi santim 'arzında ve bir metro yetmiş santim tûlunda ve iki metro seksen santim irtifâ’ında (beş metro yetmiş bir santimetro muka'abı) bir sahayı işgâl ider.
Cins ve nev'ini ta'yîn 'adîmü’l-imkân olub lüzûm ve 'adem-i lüzûmlarını takdir ise ancak me'mûrin 'âi’desi tarafından ba'de’t-tedkîk anlaşılacağından bu ciheti Hey'et-i Hesâbiyyenin takdirine bırakıyoruz.
(7) Numéro: Hendesehâne Müsevvedât ve Defâtiri:
Doksan santim tül ve 'arzında ve bir metro irtifâ’ında (bir metro seksen santimetro ınuka'abı) bir sahayı işgâl ider. Pek cüz'i ve hemen kâffesi bi-lüzûm bir takını defâtirden 'ibârettir.
Bunların vücûduyla 'ademi müsâvîdir.
(8) Numéro: Evrak Kalemi.
Bir metro yirmi santim tûlunda ve bir metro 'arzında ve iki metro irtifâ’ında (iki metro kırk santimetro muka'abı) sahayı işgâl ider.
Bâlâda îzâh idildiği üzere kalem-i mezkûra 'âi'd ve en lüzûınhı defâtir evvelce kâmilen aldırılmış olduğundan burada kalanlar o zaman bi’l-iltizam bırakılan mülhakât kayıd defterleriyle jurnal ve tevzi' ve emsâli bi-lüzûm defâtirden 'ibârettirler.
Mülhakât defâtirinden mâ'adâsı muhafazaya şâyân değildirler.
(9) Numéro: Kantâr ve Evzân İdâreleriyle Esnâf Kalemi Defâtiri.
Bir metro yetmiş santim 'arzında ve iki buçuk metro tûlunda ve dört metro irtifâ’ında olmak üzere (on yedi metro muka'abı) bir sahayı işgâl ider.
Vaktiyle vezâ’if-i belediyenin başlıcasını teşkil iden esnâf mu’âmelâtına müte'allik ve husûsuyla envâ'î iki yüz seksen beşi tecâvüz iden esnâfın her sene yeniden tanzimi mu’tâd olan binlerce nüsha esâmi defâtiri ile merkez idâresinden ınâ'adâ yüzü mütecâviz mevki' ve şu'besi bulunan Kantâr İdâresinin pul, medâhil, 'arziyye, çekiŞilh. rüsûmunun sûret-i cibâyet ve kaydına mahsûs binlerce defâtirden 'ibâretdir ki bunların muhtevi oldukları hesâbât defa’âtle rû'yet idilmiş olmak ve binâ'en-'aleyh yekûn ve envâ’î 'ale’l-usûl Muhâsebe-i Emânet defterlerinde mukayyed bulunmak i'tibârıyle muhâfazalarmda bir fâ'ide melhûz değildir.
1 ve 3 numerolu evrâkın tâbi' olacağı mu'âmeleye terfik idilmesi münâsibdir.
İkinci Kısım Evrâk
İşbû evrâk beş-kısma tefrik olunarak ayrı ayrı çuvallara vaz.' idilmişdir.
Birincisi Bi-lüzûm ve fersûde evrâk.
İkincisi -Tezâkir, nıuharrerât ve müzekkireler.
Üçüncüsü - Kantar pullarıyla her dürlü makbûzlar, dip koçanları, i'âne biletleri ve emsâl-i evrâk-ı nakdiyye.
Dörcüncüsü Muhasebe evrâkı
Beşincisi 1328 senesi evrâk hesâbiyesi
1. Bi-lüzûm ve fersûde evrâk: 615 çuvaldan 'ibâretdir. Envâ'i gazete parçalan, defter kırıntıları, te'sir-i rutubetle nıürûr-ı zamanla çürümüş ve okunmaz bir hale gelmiş evrâk-ı atika, boş zarflat gibi hiçbir kıymeti olmayan molozdan 'ibâretdir.
Bir an evvel elden çıkarılarak beyhûde yer işgal itmemesi iktizâ ider.
2. -Tezâkir, muharrerâtve müzekkireler: Elli beş çuvaldan 'ibâretdir. Gerek devâ'ir ve şu'abât-ı belediyeden veya deva ir-i sâ'ire-i nıerkeziyyeden emânet-i celileye vârid olub gerek kalemden kaleme i'tâ idilüb de mevki'-i mu'ameleye konmuş yüzbinlerce tezâkir, nıuharrerât ve müzekkirelerden enkaz arasından ve moloz yığınından çıkanlabilenlerdir ki bunların içinde mühim vesâ'ik bulunması akvâ-yı ihtimâlâtdandır.
Şu 'itibarla sûret-i muntazamada tedkîk ve tasnif idilerek kâbil-i istifâde bir hale getirilmesi derccc-i vücûbda bulunduğuna kanâ'at-ı kamilcmiz variddir. Ve bu vazife dahi aklâm-ı emânetçe yapılmalıdır.
3. Kantâr pullarıyla her türlü makbûzlar, dip koçanları, i'âne biletleri ve cmsâl-i evrâk-ı nakdiyye: 199 çuvaldan 'ibâretdir.
Kantâr İdâresi her sene veya birkaç senede bir pullarla rüsûm-ı sâ'ire makbuzlarının renk ve şeklini değişdiı inek i'tiyâdında bulunduğu cihetle mahzende bunların binlerce renk ve şekilde yüz binlercesine tesâdüf idilmiş olduğu gibi devr-i sabıkda Memâlik-i 'Osmâniyyenin neresinde bir afet zııhûı itse derhal emânette bir komisyon teşkili ile âhâli ve nıe'ınûı inden yüz misli fazla bilet tab'ı usûl ittihâz olunduğundan mıdır nedir? evrâk miyânında binlerce çeşidden yüz binlerce i'âne biletleri zııhûr itmiş ve bunlarda aynı çuvallara yerleşdiı ilmişdiı. Gerek kantâr pullarıyla ınakbûzların ve dip koçanlarının gerek i'âne biletlerinin bi’t-tab' ol zamanlar hesabâtı görülmüş olduğu için el-yevm hiçbir kıymeti hâ'iz değildir.
Bi-lüzûm ve fersûde evrâk hakkında yapılacak mu'ameleye tâbi tutulması iktizâ ider.
4. Muhâsebe evrâk ve vesâ'iki: 47 çuvaldan 'ibâretdir. Bunların bir kısım divân-ı muhâsebâtca görülmüş hesâİM kat'i evrâkı diğer bir kısım ve devâ'ir ve makâmât-ı sâ'ireden mütevârid ve muhâsebeye muhavvel olan tezâkir ve muharrerâtdır.
Bunların hasbe’l-ihüsâs hey'et-i hesâbiyece tcdkîki ile işe yarayanların tefrik ve tasnîifı her halde iktizâ ider.
5. 328 senesi evrak hesabiyyesi: Yalnız bir çuvaldan 'ibâretdir. İkinci tasfiyenin sebeb-i asliyesi sene-i mezkûre evrâk hesâbiyesinin kasden veya sehven feısûde ve köhne evrak miyânına kanşdırılmış olmasındaki iddi'â teşkil iylediğinden tasfiyeye başlandığı günden i'tibaren bi’l-hassa bu cihete fevka’l-’âde i'tinâ iderek 328 senesine 'âi'd ne mikdâr masraf evrakı görülmüş ise hemen tefrik idilüb günü gününe hazine-i evraka nakl idilerek orada birikdirihniş idi.
Cemiyet-i 'Umumiyye-i Belediyyece aranılan vesâ'ikin işbû evrâk olub olmadığım anlamak üzere tedkîk-i hesabât kalemine bi’l-mürâca'a keyfıyyet-i istimzaç ve evrâk-ı mezküre ile defâür-i esâsiye karşulaşdırıldıkda matlüb evrâk olduğu ve pek cüz'î kısmı noksân bulunduğu anlaşılmışdır. Bu cihet Cemiyet-i müşârün-ileyhâ tedkîk-i hesabât encümenince bi’t-tab' tafsildi îzâh idileceğinden bu bâbda îzâhâta girişmek hâric-i ez-salâhiyyet görülmüşdür.
Yalnız şu kadar arz ideriz ki 1328 senesi evrâk-ı hesâbiyyesinin bu sürede mahzende bulunuşu ihbar ve zann idildiği gibi bunların iınhâ ve ihrâk idilmemiş olduğuna delâlet ider.
Ma'-hezâ me'mürîn 'âi'desinin teseyyüb ve ihmâli de yokdur denilemez.
*
* *
Buraya kadar Emânet-i Celilerine âi'd evrâk mahzenleriyle derünlardaki evrâk-ı âtikanın ınâzisi ve hâl-i hâzırı 'arz olundu. Evrâk ve vesâ'ikin şu sûrede ziyâ'mdan dolayı ol emirde Emânet-i Celilerini bade’t-ta'ziye üç dört aylık mütemâdi iştigâlin bahş iylediği vukûf ve tecrübe neticesi olarak ahvâl-i ma'rûzanın ba'demâ olsun vukû'una mâni' olmak üzere husûsât-ı âtîyyeyi nazar-ı dikkat-i sâmîlerine 'arz iyleriz:
Evvelen: Bâlâda bi’l-münâsebe 'arz idildiği üzere şimdiye kadar mahzen kirası olarak şehrî bin üç yüz guruş virilegeldiği hâlde bu paranın dört beş seneliği bir araya getirilerek muntazam bir binâ vücûda getürülmemişdi. 18 Kânûn-ı Evvel 1328 teşkilâtından sonra Hazine-i Evrâk olmak üzere ayrıca bir binâ tefrik ve ihzâr idilmiş olduğundan ba'demâ Emânet Celilerine 'âi'd evrâk ve vesâ'ik kati'yen ötede berüde bırakılmayarak kâffesinin Hazine-i Evrâka teslimiyle orada taht-ı muhâfazaya aldırılması bu perîşânhğın kısmen önünü alacak yegâne tedbirdir.
Mevcûd binâ bi’t-tab' bütün bu evrâkı istî'âb idemeyeceğinden binâ-yı mezkûrun ufak bir masrafla tevsî'a kâbiliyeti bulunduğundan gerek merkez emânet gerek devâ'ir-i belediye içün el-yevm virilegelmekde olan kiralar karşuhık tutılarak Hazine-i Evrâk binasının biraz tevsi'i veya bir kat ilâvesi süreliyle Emânet-i Celilelerinin mahzen kirasından kurtarılması ve evrâk ve vesâ'ikin tahrîb ve ziyâ'dan muhâfazası elzemdir.
Sâniyen: 1 Mart 1329 tarihinden i'tibâren Emânet-i Celileleri Hazine-i Evrâkında tatbik olunan dosya usûlünün muktezeyâtından olarak evrâkda eskilik veya yeniliğe i'tibâr idilmeyüb iş i'tibârıyle dosya tutulduğundan bu usûl sâyesinde iki üç günlük yeni evrâk hakkında ne mu'âmele yapılırsa on beş, yirmi hatta elli; yüz senelik evrâk dahi 'aynı veehle ve o kadar sür'at ve suhûletle bulunacak derecede fennî bir tasnif ve muhâfazaya tâbi' tutulmakdadır. Muhassenât ve intizâmı ba'zı devâ'ir-i merkeziyece de bi’t-takdîr numûne ittihâz idilmiş olan bu en sade, en basit bununla beraber ziyâdesiyle sehle’t-tahhari usûlun devâ’ir-i belediyece de behemehâl kabûl ve tatbiki süreliyle devâ'ir-i mezkûre kuyûdât ve vesâ'ikin ziyâ' ve teşevvüşden kurtarılması elzemdir.
Gerçi devâ'ir-i nıezkûreden Makriköy ve Anadolu I lisan dâ'irelerinde bu usûl tamamen ve 'aynen kabûl ve tatbik idilmiş ise de diğer dâ'irelerden ba'zısı kendi usûllerinin intizâmından ve bir kısım da tatbik idecek me'mûrtın fıkdanından bahisle kaydlarım hâlâ teşevvüşden kurtaı anlamışlardır. Hâlbûki bu usûl 'aynen tatbik ve te'ınîn intizâmına devam ve i'tinâ olunduğu takdirde devâ'ir-i belediye mu'âmelât-ı kuyûdiye pek büyük bir intizâm kesb ideceği gibi şimdiye kadar evrâk taharrisi içtin heder olan vakitler tasarruf idilerek diğer vezâ’if-i belediyenin ru'yetine hasr idilecek ve bu sâyede devâ'ir-i belediye sür'at-ı mu'âmele ve husûsûyla erbâl>ı müsâlaha teshilât husûsûnda emsali devâ'ir-i resmiye arasında belki de birinci dereceyi ihrâz idecekdir. Merkez Emânet-i Celilelerince Hazine-i Evrâk te'sîsi ve dosya usûlünün tatbiki hasebiyle âhvâl-i ma'rûzamn önü alınmış olmağla beraber devâ'ir-i belediyece de usûhı mezkûrun 'aynen ve tamamen kabûhı hâlinde kuyûdâtın kesb-i intizâm ideceğini bütün Mevcûdiyetinıizle te’ınîn ideriz.
Sâlisen: Emânet-i Celileleriyle şu'abâtında inkılâba gelinceye kadar muntazaman ri’âyet edilmiş bir usûl-ı müstehzen vardır ki: Bâlı-ı 'Alîden tebliğ olunan irâde-i seniyyeler, şûrâ ka-rarlan, tezkire-i sâmiyelerle kânûn ve nizâm mâ’îyetinde bulunan ınukarrerât ve evâmir-i sâ'ire meclis ve ınuhâsebe ve hendesehâne ve sâ'ir aklâmca muntazaman bir deftere kaydedilmekde ve bu irâde ve emirler ta'miınen devâ'ire tebliğ olundukda devâ'irce de bu usûle ri'âyeten birer deftere 'aynen kayd ohınnıakda idi.
Bade’l-inkılâb her nedense bu cihete ri'âyet idihnediğinden birçok ınukarrerât ve evâmir-i mühimine bir yere kayd ve zabt idilnıeksizin şu sûrede evrâk-ı perâkende arasına karışdırılub ziyâ'a uğramışdır. Bu usûl Evkâf-ı Hümâyûn Nezâret-i Çelilesi Kuyûd-ı Kadîme-i Vakfıyye Kaleminde o kadar intizâm ile tatbik idilmekde ve lede’l-hâce o kadar suhûlet ve süratle bulunmakdadır ki Urnûr-ı Evkâfa 'âi'd en ufak bir mes'elenin bile kaydı bulunarak hîni hâcetde hukûk-ı evkâfın muhafaza ve siyânet idilebihnesi ancak bu kayıdlar sayesindedir.
Binaen-aleyh 'aynen kayd usûlünün gerek merkez emânet, gerek devâ'ir-i belediyece yeniden ihyâsı selâmet ve mazbûtiyet-i mu'âmele nokta-i nazarından elzemdir.
Râbi'an: 'Arz olunan 'aynen kayd defâtirinden mülga meclisi emânet ile ınuhâsebe ve hendesehâneye 'âi'd bulunan kırk, elli defter şu nokta-i nazardan gayet mühim ve şâyân ihticâc vesâ'ikden nıa'dûd olduğundan ziyâ' ve tahrîbden vikâyeten bunların der-dest te'sîs bulunan belediye kütübhânesinde taht-ı muhâfazaya aldırılması îcâb ider.
Hâmisen: Emânet ve şu'abâunca 'akd ve te'âti idileıı mukâvelât ile enılâk-ı emânetin senedât-ı hâkâniyyeleri Hey'et-i Hesâbiyyece -evrâk-ı müsbete 'addiylemasraf evrâkı miyânına karışdınhnakda ve işbû masraf evrâkımn hesâbı görüldüğü zaman bi’t-tab' ehemmiyeti kalmayarak sâlifü’l-'arz mukâvelât ve senedât-ı hâkâniyye dahi işbû evrâk-ı metrûke ve gayr-ı mühimnıe nıiyâmnda bırakılmakdadır. Bugün bu gibi mukâvelât ve ta'ahhüdât evrâkımn bulunamanıasından dolayı birçok noktalarda hukûk-ı emânet, düçâr-ı ziyâ' olduğu gibi senedât-ı hâkâniyyelerin de şimdiye kadar mazbût ve muntazam bir halde muhâfaza idilememiş olmasından nâşî Emânet-i Celilelerince bir kısım emlâk belediyeye tasarrûf husûsûnda 'azîm müşkülât çekilmekdedir.
Binaen-aleyh ba’detnâ gerek nmkâvelâtın gerek Emlâk-ı emânete müte'allik senedât-ı hâkâniyyelerin kamilen Hazine-i Evrâka teslimi ile orada kolaylıkla bulunacak bir tarzda sebt-i defter idilerek der-dest te'sîs olan kütübhânede taht-ı muhâfazaya aldırılması -işbû emlâk hakkında muhâsebece ayrıca defter tutulmasına bir mani' teşkil idemeyeceğindenintizâm-ı mu'âmele ve muhâfaza hukûk-ı belediye nokta-i nazarından elzemdir.
Sâdisen: Raporun aksâm-ı muhtelifesinde 'arz idildiği üzere ilk tasfiyede bi’l-'umûm âklânı-ı emânet işe yarayan evrâkını Vezir Hanı’ndan Dâ'ire-i Emânetde ihzar olunan mahallere nakl itmişler ise de bunlar tasnif ve bir hâl-i intizâma ircâ' idilmemiş ve hâlbûki şâyân-ı istifâde görülerek nakli idilmelerine nazaran bugün noksan veya gayr-ı Mevcûd zatın idilen birçok vesâ'ik ve kuyûdâtın bu evrâk miyânında bulunması kavien ınelhûz bulunmuş okluğundan bunların me'mûrân 'âi'desi tarafından sûret-i ınükemınelede tasnifiyle üzerlerine etiketler yapışdırılması ve Mevcûdları sebt-i defter idilerek noksanları var ise defter-i mezkûre işâret olunması ledel-hâce işbû evrâkın tedkîkinde işe yarayacakdır.
Sâbi'an: Mefsûh veya el-yevnı Mevcûd olan devâ'ir-i belediyenin dahi ötede berilde bu sûrede muhafaza idihnekde olan birçok evrâk-ı 'âtikası olub bunlar da tasnif idildikden sonra işe yarayanları merkez emânete celb idilerek noksânlarnı hiç olmazsa bunlarla ikmâline gayret olunması ve 'aynı zamanda beyhûde kira i’tâsma mahall bırakılmaması îcâb ider.
Burada istidrâden 'arz ideriz ki devâ'ir-i belediye evrâkı miyânında en ziyâde vücûdundan istifâde ınelhûz olan Beyoğlu Dâ'iresi evrâkıdır.
Ma'lûm-ı sâmîleri okluğu üzere Dersa'âdetde ve hatta Menıâlik-i 'Osmâniyyede ilk defa olarak 1274 de Altıncı Dâ'ire-i Belediye küşâd olunub bu dâ'ire 1274 den 1285 senesine kadar pek mühim mu'ânıelât-ı belediye ile iştigâl itnıişdir. Ayrı bir nizâmnâme ile pek ahrârâne ve istiklâlkâı âne bir idâreye tabi' tutulması ve meclisin de o devrin en benâın ve en muktedir 'Osmânlı ve Ecnebi ricâl ve bankerlerinin â'zâ bulunması hasebiyle birçok mu'ânıelât-ı belediye ibtidâ' Altıncı Dâ'irede tatbik ve tecrübe idildikden sonra derece-i sâniyede emânet ve devâ’ir-i belediyece tatbike başlanınışdır.
Dâ'ire-i mezkûre 1285 den 1296 ya kadar ehenııniyet-i sâbıka ve husûsîyetini muhâfaza iylemiş ve 1296 dan sonra Dersa'âdet Belediye Kânûnu-ı Ahkâmı ta'tîl ve fesli idilerek devâ'irin 'adedi ona tenzil olunduğu sırada Altıncı Dâ'ire inıtiyâzât sâbıkasını gayb itmiş ise de o târîhden 10 Temmuz 1324 inkılâb-ı mes'uduna kadar şehrenıinlerinin 'ale’l-ekser Dâ’ire-i Makatı ittihâz itmeleri hasebiyle işbû husûsîyetini başka bir şekilde idâme itdirmiş ve binaenaleyh merkez emânete müte'allik mu'ânıelât-ı belediyenin bir haylisi orada ru'yet idilerek kuyûdâtı şu sûretle de kesb-i ehemmiyet iylemişdir.
Altıncı Dâ’irenin bu kadar mühim olması lazım gelen evrâkının 1324 senesine kadar sûret-i daimede muhâfazasına i'tinâ idilegelmekde iken bade’l-inkılâb evrâk-ı mezkûrenin işgâl iylediği odalar bi’t-tahliye mahkeme âklâmına tahsis idilmiş ve evrâk-ı mezkûre el-yevnı kısmen tavan arasına kısmen dâ’irenin bodrum katma ve sâ'ireye atdıı ıhmşdır. Tavan arası kamilen âhşâb olduğundan ma'âzallah rüsûmât emâneti evrâk mahzeni gibi bir felâkete uğramadan tehlikenin izâlesi îcâb ider.
Sâminen: Envâi' ve mekâdîri bâlâda ayrı ayrı îzâh idilen evrâk ve defâtir hakkında tatbiki fikr-i 'acizânemizce münâsib görülerek hizâlarnıda işâret kılınmış olan husâsât-ı icrâ'iyesi ya'ni: tedkîk ve muhâfaza idileceklerin bir an evvel tedkîk ildirilerek işe yarayanlarının hüsn-i muhâfazaları ve fürûht yâhûd imhâ, yâhûd suver-i aheı ile elden çıkarılacaklarının da tesri' mu'âmeleleri vücûh-ı 'addide ile kati'yen elzem olub şâyet bu mes'ele tül müddet ve hatta birkaç ay nıu'allakiyetde kahır da kati' bir karar virilemez ise emsâl-i dalâleti ile sâbit olduğu üzere çuvallar kısmen farelerin dendâıı tahribinden kurtulamayacağı gibi kısmen de te'sîr-i rutubetle çürüyeceği ve hiçbir işe yaramayan işbû evrâk içün beyhûde olarak hâl-i hazırda şehrî beş yüz ve senevi altı bin gıırıış kira viı ilmiş olacağı kenıâl-i ehemmiyetle nazargâh-ı sâmîlerine 'arz olunur.
***
Senelerden berü süprüntü halinde terk idilmiş evrâk yığınlarını istihkâr-ı hayât iderek tedkîke başlamak ve evrâk tasfiyesi gibi mes'nliyet-i maddiye ve ma'neviyeyi da'î bir enır-i hatıra mübaşeret iylemek husûsûndaki cür'et ve cesâretinıiz on beş seneden beri ıne'mûru bulunduğumuz Emânet-i Celileye daha doğrusu vatana bir hıdınetimiz sabk itmiş olmak ve bu bâbda telâkki iylediğimiz emri ittihâz iylemek mütâla'asmdan ileri gelmiş olduğundan râporda bu mes'elenin kâffe-i safahât ve esbâb ve ledüniyyât-ı 'âlâ kadrûl istita'a îzâh olunmuş ve âtiyen âhvâl-i mümâsilenin 'adenı-i vuku’ıı içün ittihâz ve tatbiki vârid-i hâtır olan mütâla'at ve husûsât bâlâda kısım kısım 'arz ve teşrih idilmiş olmağla icrâ-yı iktizâsı menût-ı re'y-i 'âli-i emânet-penâhilerindir. Ol bâbda emr-i fermân hazret-i men-lehül emrindir.
12Teşrîn-i Sâni 1330
Şehremaneti Me’mûrin Kalemi
Müdîri
Mehmed Hayati
Şehremaneti Hazine-i
Evrâk Başkatibi
'Osman Nuri
SONUÇ
Arşiv belgelerinin tasfiyesindeki esas amaç; gerekli belgeler ile gereksiz belgeleri birbirinden ayırarak belgelerin kaybolmasını önlemektir. Osmanlı Devleti’nde belgelerin kalemlere göre birbirine karışmasının önemli bir nedeni de, söz konusu belgelerin hiçbir düzenlemeye tabi tutulmadan karışık bir biçimde sandıklara yerleştirilmesi ve sandıklar üzerine yanlış etiketlerin yapıştırılmasıdır. Bunu önlemek amacıyla her kalem seçtiği memurlara bu iş için yetki belgesi vererek, kalemlerine ait belgeler arasından gerekli ve gereksiz olanları ayırarak, gerekli belgelerin bir kısmını Emanet Dairesi’ne, bir kısmını da Hazine-i Evrak’ta hazırlanan yerlere koymuşlardır. Bunların içinde eksikler var ise tamamlanması, düzenlenip etiketlerinin yapıştırılması gerektiği belirtilmiştir. Bu uygulama belgeler üzerinde inceleme yapabilmek açısından önemlidir. Yürürlükten kaldırılmış belediye daireleri belgele-rinin düzenlenerek gerekli olanların Merkez Emanet’e getirilmesi ve boş yere mahzen kirası verilmemesi vurgulanmıştır. Ayrıca belgelerin kaybolmasını önlemek için belgeler bir yerde toplanmaya çalışılmış, daireler ve şubeler karışık durumdaki evraklarını ayırarak ve ayıklayarak Hazine-i Evrak’a getirmiş ve bu belgeler burada düzenlenerek hizmete sunulmuştur.
Osmanlı Devleti’nde Bab-ı Ali’den şubelere gelen her türlü yazılı emir, düzenli olarak bir deftere kaydedilmiştir. Ayrıca, cevap olarak yazılan yazıların hangi daireden, şubeden yazılan yazıya cevap olduğu açıkça belirtilmiştir. Yani bugünkü resmi yazışmalarda kullanılan ilgi tutma yöntemine benzer bir kural uygulanmıştır.
Bugün bizim Osmanlı Devleti’ne ait belgelerden yararlanabilmemizin nedeni, o dönemde yapılan (1914) bu tür çalışmalardır. Şayet belgeler ayıklanarak Hazine-i Evrak’a devredilip düzenlenmeseydi o döneme ilişkin birçok önemli ve değerli belge kaybolup gidecekti.
Osmanlı Devleti’nde belgeler, o günün şartlarına göre ayıklanarak düzenlenmeye çalışılmıştır. Günümüzde ise T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü arşiv belgelerimizi bilimsel yöntemler ve ileri teknoloji uygulamalarıyla koruyup düzenleyerek hizmete sunmaktadır.
